在经济飞速发展、人们往来越来越密切的今天，很多事项都需要使用申请书，写作层面上，申请书下级向上级的行文方式。那么写申请书真的很难吗？

公文格式 1

公函大体有以下几种用法：

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

3、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

中国科学院**研究所关于建立全面协作关系的函

**大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）

五、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

公文格式 2

工作计划

工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。

（一）各种工作计划特征和写作特点

1、规划

规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。

2、设想

设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。

设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。

3、计划

狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。

计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（1）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（2）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（3）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。

4、要点

所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。

要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。

5、方案

方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。

方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《东北师范大学五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。

6、安排

安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。

（二）写好计划的方法

写好计划可能是公文写作中比较难的事。因为这不仅仅是个文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、计划、要点、方案、安排中的哪一种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。因为设想是为计划作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得没条理，而只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作，一般则用“方案”或“安排”，工作项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。因为方案和安排都必须写得很细（或很全面，或很具体），否则工作就没法开展。当然，若考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见”，这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“计划”了。因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。当然，若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写。

公文格式 3

(一)概念与分类

请示“适用于向上级机关请求指示、批准的事项”。

请示正文一般分为三个部分：①请示的理由。这部分十分重要，它是请示的依据和出发点，是能否得到满意批复的关键，一定要充分说明理由。②请示的具体事项及要求。这部分有什么就写什么，要明确、具体。③结语。一般用“妥否，请批示”等语。

(二)写作要求

1、请示的理由要充分有力，请示的事项和要求要明确。对请示事项的理由要实事求是，具有说服力，不能虚报。注意行文语言，选用词语要谦敬、分寸得当，一般不用请马上、请立即等词语。

2、请示要一文一事。切忌在一篇请示中同时请示若干个不同性质、不同类别的问题，如在一个请示件中罗列了很多不相关的请示内容，请示的事项无法分清主次缓急，上级机关无从审批或因请示中某一件事不能解决，使得整个请示搁置下来，影响请示事项的及时批复。

3、切忌多头主送。请示要根据机关隶属关系向上级主管机关或主管部门行文，一般只报一个主送机关。如多头主送，容易造成责任不明，互相推诱，或领导机关的批复不一致。如县(市)妇联向省妇联写请示，同时也让设区市妇联知悉，则可用抄报的形式。请示不能送领导个人，不抄送下级机关。

4、请示和报告的内容不能混淆。请示与报告是两个不同的文种，请示适用于向上级机关请求指示、批准；报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

(三)请示与报告的区别请示与报告的相同之处在于它们都是上行文。其区别是：

(1)行文目的不同。请示需要上级对下级有明确的批复；报告则是下情上达，上级领导机关只作为阅知件，不作答复。

(2)行文时间不同。请示必须事前行文，不允许先斩后奏；报告可根据实际情况随时行文。

(3)行文内容不同。请示主要写带有迫切需要上级批示的事项；报告只是汇报事项。请示中可以有报告事项，但报告中不可夹带有请示事项。在行文过程中请示与报告这两个文种混用和不分的情况经常发生。有的该用请示用了报告，有的报告中夹带请示事项，有的请示件标题用“关于xxx的请示报告”,这都是极不规范的。

二、报告的写作要求

(一)概念与分类

报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。”报告一般分为三部分：一是报告的原由，即为什么写报告；二是报告的事项，用“现将报告如下：”之类的转接语引出报告的事实和问题，这部分要突出重点，做到点面结合；三是结束语，可根据报告内容的不同写明"特此报告"、"专此报告"等。报告分为综合报告、专题报告(情况报告)、随文报告、答复报告和建议报告。

(1)综合报告。是下级机关为了使上级机关全面了解下级机关各方面情况，便于上级机关掌握全局，指导工作而写的公文。综合报告的主要特点是：汇报的情况和反映的问题比较全面，一般和工作总结结合起来。综合报告的正文，一般包括报告起因和报告内容两部分。报告起因即说明为什么要写报告，报告起因一定要集中、概括、简要直陈。有时就是几句话，报告起因与报告内容之间的承上启下用语，往往用“现将情况报告如下”。报告内容，是报告正文的主体，一般要写明完成任务、进行工作、处理事情的依据、过程、措施以及结果、成效与存在的问题，今后的打算与安排。报告正文的结尾用语一般用“特此报告”表述。

(2)专题报告(情况报告)。是为了向上级着重汇报某项工作和某个问题，以使上级了解情况，做出指示而写的公文。专题报告的显著特点是，报告的内容专一。专题报告可分为：反映某项工作及其存在问题，并提出解决问题意见的专题报告；为总结某项工作而形成的经验性的专题报告；为研究和解决某一问题或工作而召开会议所形成的会议专题报告；工作中有了错误，需要向上级机关检讨所形成的检讨性专题报告；对某一事情或某种情况进行周密的调查，在分析研究基础上形成的调查，专题报告。

各种专题报告的格式大体一致。正文内容，由于专题报告种类不同，在写法上有所差异。一般说来，专题报告的正文大体包括三部分：一是工作开展情况，二是存在问题及其原因，三是解决问题的意见和办法。正文开头一般先详细叙述新情况产生的缘由、情况和问题等作为“依据”,然后用“为了”等句式点名主题，再用“现如下”句作为过渡语，转入分旨部分，提出解决问题的具体措施。

(3)随文报告。是指报送文件或物件时随件附文。它的范围比较明确，写法也较简单，一般只对报送的文件、物件作简要说明。

(4)答复报告。是被动回答上级询问的一种随机性呈报，正文开头一般先引用上级来文(或领导批示要求、函电)作为“依据”,然后用“现将报告如下。”一句点明“意图主旨”兼作过渡语，转入分旨部分的详细叙述。答复报告结尾处常用“以上报告如有不妥，请指示”做结语。

(5)建议报告。是主动向上级提出建议要求批转的一种祈使性上行文，一旦被批转后，便可作为下行文下发。正文开头应先逐一说明本建议的“事实依据”、“理论依据”、“目的主旨”和“意图主旨”等，然后用“具体建议如下”一句过渡语转入用“一、二、三”序号列项，或用小标题分列的分旨要素。建议报告的结束语常用“以上报告(建议)如无不妥，请批转各地各部门执行”。

(二)写作要求

1、重点突出，中心明确，详略得当，即使是综合报告，也要重点突出几个问题，对其他问题简略带过。

2、要有分析，不能只罗列现象，要着力揭示问题的实质，分析发展趋势。

3、要注意反映新情况、新问题即报告的内容要有新意，要注意时效性。

4、内容要真实可靠，实事求是，要一分为二，报喜也要报忧，讲成绩也要找出差距和不足。5、注意一文一事，不要夹带请示事项，简明扼要，文字精炼。

三、通知的写作要求

通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。”通知按内容性质和写作方法不同可分为：①用于颁布行政法规的公布性通知，②用于批转下级机关来文的批转性通知，③用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关来文的转发性通知，④用于对下级机关指示的批示性通知⑤告知一般事项的一般性通知，⑥会议通知。其内容构成一般由“原由”和“具体事项”组成。“原由”要讲清目的；“具体事项”的内容要直截了当明确具体，有的很简短，另起一段写明所要求的事项即可。

通知的适用范围广泛使用频率高灵活及时不受单位级别限制，无论机关、学校、企业、部队、群众团体都可以使用。同时，它行文简便、写法灵活、种类多样，写作方式可以不拘一格，长篇、短篇、大事、小事都可以根据需要制发通知。

四、总结的写作要求

总结是对前一阶段社会实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判，从理论认识的高度概括经验教训，并从中归纳出某些规律性的东西，以明确努力方向，促进和指导今后工作的一种公文。

(一)分类和作用

1、总结的分类。依据不同的划分标准，总结可以分为若干类。

(1)按内容可分为综合性总结(全面总结)和专题性总结(经验总结)。(2)按性质可分为工作总结、教学总结、学结等。(3)按时间可分为月份总结、季度总结、年度总结等。

2、总结的作用。总结是工作中常用的一种公文，其作用具体如下：

1、总结是推动工作前进的重要环节。任何一项工作，不论是个人或群体去进行，都需要多次反复操作、辛勤劳动才能完成。每一次具体实践，都有成绩与失误、经验与教训。及时总结，就会及时取得经验教训，提高认识和工作技能。不断总结，那么人们对客观事物的认识也就越来越深刻，知识越来越广，智慧越来越高，所进行的事业通过总结才会不断发展、前进。

2、总结是寻找工作规律的重要手段。任何一种事物，都存在着内在联系、外部制约，都有它自身的发展、运动规律。遵循这些规律办事就能顺利达到预期的目的，否则就会受到违背规律的惩罚而招致失败。而要找寻、发现客观规律，就需要总结。

3、总结是培养、提高工作能力的重要途径。一个人的工作能力是指这个人能否承担某项工作气执行某项任务的能力。具体表现有两个方面：一是专业知识水平，二是解决、处理实际工作中所遇问题的能力。在实践中，二者常常是揉合在一起的，相得益彰。运用所学到的知识，处理实际工作中的问题，并不断总结经验的过程，就是工作能力不断提高的过程。因此，总结是提高工作能力的重要手段。

4、总结是团结群众，争取领导支持的好渠道。一项工作任务完成之后，必须进行总结。总结能全面深入地回顾、检查，对成绩与不足、成功与失败、经验与教训，实事求是地做出正确评价，使大家认识统一。这样的总结群众心服口服，把群众最大限度地团结起来。同时，通过总结把成绩、经验、问题和今后的努力方向等向领导汇报，能引起领导重视，争取领导的更大的支持和指导。

(二)格式与内容

总结包括标题、导语、正文和落款四部分。

1、标题。标题写法有两种：一种是类似公文式的标题，由“机关名称+时间+事由+文种”构成，例如(xx市妇联2007年度巾帽英雄创建工作总结);或由“时间十事由+文种”构成，例如(2007年度春蕾行动计划情况工作总结);由“事由十文种”构成等。另一种是新闻式标题，这种标题侧重在经验总结上，由引题、正题和副题构成，它要求切实有力地反映出总结的内容和特点。

2、导语。导语是总结的开头部分。一般是概述基本情况，包括交代总结所涉及的时间、地点、机关和背景；概述基本经验、点明中心思想、引用数据、主要成就或问题等。导语要求紧扣中心，简洁精练，有吸引力。

3、正文。正文是总结的主要内容，这一部分一般要写明以下几个问题：(1)工作情况。即进行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步骤，有哪些效果，取得了什么成绩。(2)经验和体会。即工作中哪些做法是成功的，取得成绩的主客观因素是什么。这部分是总结的重点，在全文中占主导地位，写时要注意主次和详略，注意把感性认识上升到理性认识的高度。(3)问题和教训。即工作中遇到哪些问题，给工作带来哪些损失和影响。这部分着重分析问题、教训的存在以及产生的主客观原因。如果是着重反映问题的总结，则应把问题和教训当作重点来写。(4)今后的打算和努力方向。即针对工作中存在的问题，提出切实有效的改进措施，提出一些新的奋斗目标，以表示决心，展望前景，鼓舞斗志。

4、落款。总结的落款包括署名和日期。机关总结的署名，一般不放在落款处，而写在标题中或标题下。有的总结随文发送，所以总结上不署名。个人总结署名，一般写于正文后的右下方。

(三)写作要求

1、提高认识，端正态度。要认识总结的重要性，要坚持以党的路线、方针、政策为指导，认真做好总结工作。

2、找出规律，揭示本质。总结的目的，是面向未来，避免今后工作的盲目性。为此就必须总结出规律性的东西，这样的总结才具有指导今后工作的实际意义。

3、主次分明，重点突出。进行总结时，对主要工作或有体会的工作要有所侧重，不能平铺直叙、面面俱到、不分主次、罗列现象、堆砌材料、玩文字游戏。

4、有理有据，实事求是。总结要求内容真实。事实准，不走样；数字准，不笼统；论断准，无漏洞；文风正，不浮夸。不能凭想当然进行总结；不能以偏概全，夸大其辞；不能先入为主，主观臆断；不能张冠李戴，拼凑编造；也不能随意拔高，借题发挥。

5、写出特色，写出新意。要总结新经验，突出特色。不能搞通用化、老一套、观点材料缺少新意的总结。

6、条理分明，结构严谨。综合性总结，内容多，篇幅长。因此，安排结构一定要严谨，层次一定要分明，通篇一定要连贯。另外还要注意语言准确，修辞方法运用恰当。

五、调查报告的写作要求

调查报告是对某一问题或某一事件调查研究后，将所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告形式的公文。

调查研究是调查报告的写作基础，调查报告则是调查结果的书面形式。调查报告的使用范围很广，凡制定方针政策，解决实际问题，弄清事情真相，扶植新生事物，推广典型经验，都离不开调查报告。

(一)分类和作用

1、调查报告的种类。常见的调查报告主要有以下四种：新生事物的调查报告，典型经验的调查报告，社会问题的调查报告，抨击时弊的调查报告。

2、调查报告的作用(1)为上级机关全面了解情况提供真实材料。调查报告不是一般的了解情况，而是经过周密系统的调查之后，对客观事物深刻感受获得的真实情况。(2)为制定出切实可行的科学政策提供依据。调查报告不是对真实情况不加选择的反映，而是对调查来的情况进行科学地分析，从中找出它们之间内在的合乎规律的联系，从而达到对客观事物的深刻认识。(3)是介绍先进经验的手段。在调查报告中，不仅有真实情况的反映和认识而且有包合作者对情况的判断、评价以及由此得出的相应结论，从而形成比较有实际意义的结果，有利于互通有无、相互学习。

(二)格式与内容调查报告由标题和正文两部分构成。

1、标题。调查报告的标题有多种形式：(1)单行标题。由调查对象、事由和文种构成。例如：《600名女大学生公德状况的调查研究》。(2)多行标题。用简明、醒目的短语概括调查报告的主题(主要内容、基本观点、主要结论)。例1:《扬长避短、发挥优势》。例2:《发展深度加工提高产品附加值xx市妇女经济合作组织小商品出口大有潜力可挖》。(3)提问式标题。是单行标题的特殊形式，将调查报告的主要内容或调查后的结论概括成一个问题。例如：《XX村妇女是如何走向富裕的》。公务员之家

2、正文。正文包括前言、主体和结尾三部分。

(1)前言①前言的表现形式。前言，即调查报告的开头，一般有四种写法：第一种：对调查的时间、地点、对象、范围作必要的介绍，点明调查报告的主题。第二种：概述调查报告的主要内容，总领全文。第三种：用议论开头，点明所要调查的问题的重要性。第四种：开头提出一个问题由此引出对所调查对象的介绍。②前言的写作要求简明扼要，深刻有力。

(2)主体。主体部分是调查报告的主干部分，充分表现主题之所在。通常用小标题来显示主体部分的内容。①主体一般有四种表现形式。具体如下：第一种：调查多个对象时，按照调查的顺序逐点来写，既分别总结出它们各自的特点与经验又从它们各自的特点与经验中总结出共同的规律来。第二种：根据调查对象发展过程各阶段的阐述，从事物前后情况的对比中体现出调查报告所要阐明的观点或规律。第三种：调查某一对象的性质，按照事物的内在特点去写，从各个侧面或不同角度全面反映事物的复杂面貌。第四种：调查两个不同的对象，按照它们的指导思想、具体表现、工作结果的不同对比去写，使读者在对比中肯定所是，否定所非。②主体的写作要求。中心突出，观点鲜明，条理清楚。(3)结尾。结尾是调查报告的结束部分。有以下四种形式：①总括全文以加深读者印象。②由点到面指出所调查问题实际的普遍意义。③提出建议给读者以建议性指导。④省略结尾。结尾，无论采取何种形式，都应精练概括，明确肯定。

公文格式 4

公文格式，简言之就是公文的表现形式。它是人类在漫长的社会历史发展过程中，通过实践，从语言到文字，不断的总结完善，提高发展，在约定俗成的基础上进行规范化、标准化，逐步形成和产生的书面语言文字表述形式。

换言之，公文格式就是把人类在社会生产活动中的思想。感情和行为，用文字从结构、内容到文字编写要求，通过一定介质一一书面形式表达出来。公文格式一般由公文标题、主要内容、结尾三部分内容组成。

公文格式既然是一种文章的表现形式，它是人类借助进行社会活动的工具。由于人们的生产劳动和社会活动涉及到社会的方方面面，所以公文的种类很多，而且每类公文又都有自己独特的表现方法、表述规律也就是表述形式，这些表述形式既相互联系又相互制约。

现在社会中，每一个国家都是使用公文这种工具来实施管理，公文则以其特有的文章功能，帮助行政机关实现对行政管理的领导和指导。

我国的国家行政机关公文，正是利用公文的文章功能，来充当行政工作的工具，领导和指导政府的工作的。

公文格式 5

公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具，人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作，因此不能削弱，只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。

所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。

所谓制度，就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化，对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。

《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件，也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。

经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—1999），把我国的国家行政公文格式纳人了国家标准体系，使我国国家行政机关公文规范化、标准化。

（二）公文格式的法定性

公文写作，在不同的历史时期、不同的社会，它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史，我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务，一直是他们剥削和压迫广大人民群众，维护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更，公文的这种性质始终没有变动。解放以后，我们党和国家领导的几十年公文改革，彻底地改变了公文的这个性质，把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器，变成了管理自己国家，为广大人民群众服务，推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。

正因如此，我国新型公文表现出三大特点：

1．坚持无产阶级公文的原则性和严肃性，使我们的公文在广大人民群众中享有崇高的威望和法定效果。

2．运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导，有了严格的健全的纪律和制度，因此上情下达，下情上传，横向沟通上体现出迅速、准确、无误。

3．廉洁奉公、全心全意为人民服务

这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级性和法定性。

（三）公文格式的层次性

在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系，它反映着国家机关的体系即国家机构的状况；每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统，所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。

我国现阶段国家公文体系就包括：中国共产党机关文件、政府机关文件（即国家行政机关公文）、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统，它反映了我国政治体制（制度）的本质特性，也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。

（四）公文的美观和庄重性

公文格式的美观和庄重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同层级，不同用途的公文经约定俗成后制成不同表述形式。

公文格式 6

公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

党的机关公文主要有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

“决议”文种适用于用于经会议讨论通过的重要决策事项

"决定"文种适用于用于对重要事项作出决策和安排。

“指示”用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

"意见"文种的适用范围是用于对重要问题提出见解和处理办法。

“通知”用于党的法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

“通报”用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

“公报”用于公开重要决定或者重大事件。

“报告”用于向上极机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

“请示”用于向上级机关请求指示、批准。

“批复”用于答复下级机关的请示

“条例”用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

“规定”用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范

“函”用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等

“会议纪要”用于记载会议主要精神和议定事项

二、公文的格式：

1.党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

2."版头"由发文机关全称或者规范化简称加"文件"二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制

3.份号是公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号

4.密级是公文的秘密等级，标注于份号下方

5.紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明"特急"、"加急"，紧急电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。

6.发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号

7.上报公文应当在发文字号右侧标注"签发人"，"签发人"后面标注签发人姓名。

8.由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方

9.主送机关是主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印

10.正文即公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方

11.公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。

12.发文机关署名应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方

13.成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置

14.除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。

15.公文印发传达范围加括号标注于成文日期左下方。

16.主题词应按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方

17.抄送机关，指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方

18.印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端

19.公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。

20.党的机关公文版头的主要形式及适用范围：

（1）《中共XX文件》用于各级党委、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。

（2）《中国共产党XX委员会（XX）》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。